Как начать нумерацию входящих писем

0
54

Как начать нумерацию входящих писем

Поэтому в крупных организациях от бумажных журналов давно отказались, и ведут учет в компьютерных файлах. Можно электронный журнал регистрации входящих документов скачать или создать самостоятельно в Excel или Word. Эти программы позволяют проводить поиск, сортировку, устанавливать необходимые фильтры. В таблице удобно разместить гиперссылку на сканированную копию документа. Доступ на редактирование таких журналов, если они хранятся на внутрисетевом сервере организации, предоставляется одному-двум сотрудникам, ответственным за прием и обработку корреспонденции. Однако в некоторых случаях необходим и бумажный журнал — регистрировать особо важные документы с длительными сроками хранения.

Журнал регистрации входящих документов

В разных программах вид такой карточки и ее содержимое могут различаться, при этом многие программные продукты позволяют самостоятельно добавлять дополнительные реквизиты или же менять внешний вид регистрационной карточки. Отметим, что большинство программ позволяет распечатывать электронную регистрационную форму на бумаге. Конечно, никто не предлагает вовсе отказываться от бумажного ведения журналов регистрации, однако считаем, что в настоящее время автоматизированная форма регистрации документов более удобна и эффективна.
В заключение Подводя итог, хотелось бы сказать, что все правила регистрации документов, входящих, исходящих или создаваемых внутри организации, лучше всего закрепить в локальном нормативном акте — инструкции по делопроизводству.

Регистрация входящих документов

Регистрационные карточки в СЭД Самый современный подход – это регистрация документов в системе электронного документооборота (СЭД), но для этого СЭД должна быть внедрена и использоваться в вашей организации. В СЭД создается регистрационная карточка (РК) документа и в готовой форме необходимо только заполнить нужные поля. Внешний вид этой карточки разнится в зависимости от применяемой системы электронного документооборота и предъявляемых требований организацией к ее форме.
О преимуществах использования электронного документооборота в организации и выборе СЭД уже было подробно изложено, прочитайте кому это интересно.

Регистрация исходящих документов

Распечатывать файл с заполненной формой журнала вовсе не обязательно, даже не нужно. Исключение целесообразно сделать для обеспечения сохранности журналов регистрации документов с длительными сроками хранения. Например, приказов по основной деятельности (хранят постоянно), приказов по личному составу (75 лет).
Журнал регистрации исходящих документов – образец заполнения (это примерная форма, поэтому измените графы согласно своим пожеланиям). Номер Дата Кому направлен (адресат) Краткое содержание Исполнитель Куда помещен документ (№ дела) Отметка обисполнении 982 25.05.2014 Арбитражный суд О направлении ходатайства Ковалева А.И. 04-12 Отправлено почтой Если в организации используется система электронного документооборота (СЭД), то, разумеется, регистрация проходит в электронном виде с применением СЭД.

Зачем нужен журнал регистрации входящих документов и как его вести

Перечень документов, которые сразу передаются в подразделения, минуя регистрационную книгу, обычно прописывается в инструкции по делопроизводству. По общим же правилам не регистрируются поступившие в адрес фирмы:

  • коммерческие предложения и рекламные материалы;
  • поздравительные письма и телеграммы;
  • приглашения для участия в форумах, выставках и программы проведения мероприятий;
  • печатные издания;
  • личная корреспонденция;
  • анонимки и письма от юридических лиц, не имеющие подписи, печати или какого-нибудь другого идентифицирующего отправителя реквизита;
  • административно-хозяйственная, бухгалтерская документация.

Исключения — официальные приглашения на совещания и документы из последнего пункта списка, поступившие вместе с сопроводительным письмом.

Обработка входящей корреспонденции

Инфоinfo
Помещено в тему: Документооборот О существующих в делопроизводстве правилах регистрации входящих документов уже рассмотрено ранее. уже начато рассмотрение в предыдущей статье. Для полноты понимания вопроса стоит вернуться и прочитать, если вы начали знакомство с темой именно с этой статьи. Так же вам может оказаться полезной информация о регистрации и согласовании приказов по основной деятельности.

Важноimportant
Что касается входящих документов, то на сегодняшний день их допускается регистрировать в журнальной форме и на карточках (на бумажных носителях или в электронном виде в СЭД). Давайте рассмотрим преимущества и недостатки каждого способа, чтобы осознанно сделать выбор подходящей формы регистрации. Бумажный журнал регистрации входящих документов Изначально для этого использовался обычный бумажный журнал регистрации входящих документов.

Его форма не установлена ни в одном нормативно-правовом акте.

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here